5 consejos para la gestión del tiempo en la recepción

27/03/2020
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Aleixandra Puchalt. Office anager Clínica Primitivo Roig.

La recepción de la clínica dental es un departamento con un alto componente multitarea. El continuo flujo de pacientes, el trabajo administrativo y la atención telefónica y de otros sistemas de comunicación, conllevan el desarrollo de diversas funciones multidisciplinares. Es, además, el "embudo" por el que todos nuestros pacientes pasarán dos veces durante cada una de sus visitas a la clínica, generando en ellos su primera y última impresión.

En la recepción se gestionan los aspectos económicos y las citas que comprondrán nuestra agenda clínica y de cuya correcta organización dependerá, en gran medida, que nuestra clínica consiga jornadas productivas que nos lleven a lograr la consecución de los objetivos clínicos y productivos que nos hayamos marcado.

Es por ello muy importante que las personas al frente de la misma sean profesionales con demostradas aptitudes y una actitud enérgica y proactiva. Miembros del equipo altamente involucrados, orientados a potenciar la satisfacción del paciente y los beneficios de la clínica dental.

Se conoce como Costo de Conmutación al lapso de tiempo (64") que nuestra mente necesita para volver a orientarse y recuperar el recuerdo de lo que estaba haciendo cada vez que cambiamos de tarea. Optimizar las múltiples tareas de la recepción será imprescindible si queremos conseguir un Front-Desk ágil, minimizar los errores y alcanzar una correcta gestión del tiempo. 

En este sentido, la persona al cargo de la recepción tendrá que "armarse" de herramientas que le permitan ser lo más eficiente posible:


1. PRIORIZAR
Ser capaz de jerarquizar las tareas que realiza a diario, detectando aquellas que producen mayor resultados; combinando estratégicamente lo importante con lo urgente para que no quede ninguna tarea por hacer, sin olvidar dedicar una parte del tiempo al trabajo proactivo, a la planificación y al pensamiento creativo

2. NO PROCRASTINAR 
Es decir, no postergar aquellas tareas o situaciones que menos nos agradan. Para evitarlo, será necesario hacer un trabajo personal de autoconocimiento y realizar al principio del día, o en nuestras horas "pico" (de mayor motivación), las tareas más pesadas y que menos nos motivan


3. LOTES DE ACTIVIDADES
Se trata de realizar un conjunto de tareas específicas en una franja de tiempo determinada, mecanizando así el proceso de trabajo y optimizando los tiempos de ejecución. Esta rutina nos permitirá, además, reducir los márgenes de error y la probabilidad de olvido.

4. ELIMINAR DISTRACCIONES
Los seres humanos somos capaces de realizar dos cosas al mismo tiempo, pero nos resulta imposible concentrarnos en ellas. Por eso es importante limitar el uso de móviles y otros dispositivos que distorsionen nuestra atención. Un correcto archivo que nos permita acceder fácilmente a la documentación y contar con un puesto de trabajo ordenado serán también factores determinantes.

5. PROTOCOLARIZAR
Contar con protocolos de trabajo es absolutamente necesario en todas las áreas de la clínica dental. Permiten a los equipos de alto rendimiento trabajar bajo las mismas premisas y por unos objetivos comunes. Algunos protocolos indispensables para la recepción serán: Primeras Visitas, Cobros y Facturación, Atención Telefónica, Comunicación con el Paciente, Motivación hacia la Aceptación de Tratamientos y Agenda, entre otros.

Con la aplicación de estos 5 consejos evitaremos además el efecto Zeigarnik, estudiado por la psicóloga rusa con el mismo apellido. Se trata de un mecanismo por el que nuestro cerebro tenderá a recordar con mayor facilidad aquellas tareas inacabas o incompletas que las que ya hemos realizado. Conseguiremos aumentar nuestra motivación, reduciendo el estrés incluso una vez finalizada nuestra jornada laboral. Sentiremos que hemos tomado el control y que somos más productivos.

Según un estudio de la Universidad de Loughborouh, publicado por International Journal of Information Management, revisamos el correo electrónico cada 5 minutos, tardando nuestro cerebro 64 segundos en reanudar  la tarea anterior. Es decir, desperdiciamos 1 minuto de cada 6 cada vez que consultamos el mail. 

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